מכתב אישי – רשימת המלצות לכתיבה (עם בינה מלאכותית)

מטרת המכתב האישי היא לשווק את עצמכם ולהסביר למה דווקא אתם צריכים להתקבל למלגה/למסלול הלימודים או לכל דבר אחר שבשבילו אתם כותבים את המכתב. אורך המכתב המומלץ הוא עמוד-עמוד וחצי, אך לא יותר.
לפני כתיבת המכתב, חשוב לקרוא ולהכיר את הגוף אליו אתם מגישים את המכתב, מה המטרות והערכים של הארגון, על מנת לדייק את המכתב למטרות אלו.
במידה ולא התקבלתם תמיד ניתן לערער בצורה מכובדת ולנסות את מזלכם שוב. שימו לב לבצע התאמה מחודשת לפנייה האישית ולהדגיש למה כדאי לקחת דווקא אתכם.

מבנה המכתב:

פתיחה – רקע אישי ונתונים יבשים ודגש מהו מטרת המכתב
"קוראים לי יוסי כהן, בן 24 מירושלים ואני מעוניין להתקבל ללימודי מדעי המחשב במוסד הלימודים שלכם"
גוף – הרחבת המידע הרלוונטי עליכם וחיבור למטרות הארגון או מסלול הלימודים אליו אתם רוצים להתקבל. בחלק זה נדגיש למה כדאי לקבל דווקא אתכם, או למה דווקא אתם צריכים את המלגה הספציפית.

סיכום – מה הבקשה ומה המטרה של המכתב הזה.

נוכל להיעזר בכלי AI על מנת לקבל בסיס למכתב / רעיונות לכתיבה / התאמה לרמת השפה שנרצה ועוד.

חשוב מאוד לערוך כל מסמך שנכתוב ולדייק את התוצר עבור הצורך שלשמו נכתב.

בתחילת הכתיבה חובה להגדיר מה סוג המסמך שנרצה (מכתב, מייל, פוסט וכו')

כלים מומלצים: ג'מיני (Gemini של גוגל), קלוד claude)) ורובי הבוט (מוגבל בניסיונות)
כולם תומכים בשפה העברית, מומלץ להתנסות ולראות מה עובד עבורכם.ן טוב יותר.

1. הגדרת מטרה ברורה למכתב- רצון להתקבל, סיכום, בקשה, הכרת תודה, המלצה וכו'.
   הגדרת מטרה – כתיבת הנחייה מדוייקת ומפורטת (פרומפט) תעזור לבנות את המכתב בצורה יעילה.

דוגמא: אני רוצה להתקבל למלגת לימודים לתואר ראשון שמקדמת מנהיגות ביישוב שאני גרה.

2. הגדרת הקהל- מי הולך לקרוא את המכתב? רשמו את זה גם בתחילת הפרומפט.
   צריך להתאים את השפה ורמת הרשמיות כך שיתאימו לנמען.
3. ארגון המחשבות– מה הנקודות המרכזיות שצריכות להופיע במכתב? נתחיל איתן.

מלגה – רקע אישי/סיפור חיים, מה המוטיבציה שלי להתקבל/להשיג, למה אני מתאימה למלגה.

מכתב ערעור/ועדת חריגים – מה הסטטוס שלי, למה אני צריכה להתקבל, חיבור למוטיבציה וסיפור אישי.

4. שימוש בשפה ברורה ותמציתית– לא נשתמש במילים מורכבות מדי או במשפטים מסובכים, נקפיד לכתוב רק בצורה ברורה ורציפה מה הצורך שלנו ואת הפרטים הרלוונטיים בלבד.
5. נשמור על מידע ממוקד– נתחיל בנקודות המרכזיות ונבקש מהבינה המלאכותית להתחיל לכתוב מכתב, ואחר כך נוסיף מידע נוסף ונערוך את המכתב שיצא.
6. סגירת המכתב- נוודא שסגירת המכתב כתוב בשפה ברורה ומעבירה את המטרה המרכזית שלשמה נועד המכתב.
7. הגהה ועריכה- נעבור על השפה שבה כתוב המכתב, האם הוא ברור לקריאה? האם רצף המכתב הגיוני? האם רמת הרשמיות נכונה עבור הצורך שלנו? האם סימני הפיסוק נמצאים במקומות הנכונים?

טיפים נוספים:

נוכל לבקש מהAI לעשות עבורנו גם שינויים טכניים במכתב, לדוגמא:

• לקצר/להאריך את המכתב- ניתן להגדיר מראש את אורך המכתב הרצוי (מספר מילים/שורות/פסקאות וכו').
• לשנות את שפת המכתב- שפה פשוטה יותר/גבוהה יותר, שפה יומיומית/שפה אקדמית.
• תמיד נוכל לבקש מהבינה המלאכותית "לשפר" את המכתב כולו, פסקה מסוימת, את מיקוד המכתב וכו'.